É na lista de convidados que começam as discussões entre os casais e as famílias que vão organizar o casamento. Em pequenos ou grandes eventos, alguém SEMPRE vai precisar ser cortado. Assim, não tem outro jeito se não pensar no quanto pode ser gasto com a festa e apostar no BOM SENSO dos envolvidos.
01. Igreja e Festa
A primeira decisão a ser tomada é a ESCOLHA DOS LOCAIS onde serão realizadas a cerimônia e a recepção. Sim, são eles que vão delimitar, por conta do espaço, quantas pessoas podem ser convidadas. É muito importante que todos os convidados estejam acomodados confortavelmente tanto na Igreja, quanto na festa.
02. Brainstorming
A melhor dica para não esquecer ninguém IMPORTANTE é fazer uma lista COMPLETA e ir cortando pessoas, aos poucos. Os Noivos podem pensar na lista de convidados separadamente e depois juntar as listas, ou podem fazer isto juntos… Comecem listando os avós, depois pais, tios, primos e assim sucessivamente, até a família acabar. Depois iniciem os amigos da escola, da faculdade, do trabalho, do clube e os vizinhos.
Este é o momento ideal para conversar com os pais e avós sobre QUEM SÃO as pessoas que eles pretendem convidar para a festa. Deixe claro que esta não é a hora de eles retribuírem convites profissionais e outras gentilezas. A lista de casamento deve conter as pessoas que fizeram parte da história dos NOIVOS, já que a festa é para celebrar a união deles, assim não deve estar recheada de convites do círculo profissional dos pais.
03. Quantidade de Convidados
Hoje em dia, o formato dos casamentos mudou muito. Os Noivos demoram mais para casar, e por já estarem estabilizados financeiramente, eles mesmo pagam a festa. Assim, decidem todos os convidados.
Para quem segue a tradição dos pais pagando a festa, a regra é clara: quem PAGA a festa, também tem “direitos”. Tanto de convidar pessoas, quanto de dar “pitacos” na festa.
Assim, desde o início, definam as REGRAS DO JOGO! Não tem erro! 50% é da Noiva e 50% do Noivo, e cada um deve abrir mão de uma porcentagem de convidados para seus pais.
04. Tabela de Controle
No Excel, prepare uma tabela contendo as principais informações dos convidados:
Origem, Pronome de Tratamento, N. de Convidados, Nome do Convidado, Cônjuge/Acompanhante, Endereço, Telefone/Email, RSVP.
Em um primeiro momento esta tabela não precisa estar COMPLETA. Mas quanto mais informações você tiver, mais facilmente realizará os cortes de convidados.
05. Classificação dos Convidados
Na sua tabela do Excel, na parte ORIGEM, faça uma pequena CLASSIFICAÇÃO dos convidados. Você pode organizar em família, amigos da escola Noivo/Noiva, amigos da faculdade Noivo/Noiva e etc. Pinte cada grupo de uma cor diferente, para facilitar sua visualização.
06. Cortes
Agora sim! A parte mais difícil!
A melhor dica, para evitar fofocas e frustrações é: CORTE OS GRUPOS INTEIROS. Convidar um, e não convidar outro, acaba sempre deixando alguém chateado. Se isto não for possível, entregue o convite para o convidado fora do ambiente daquele grupo e AVISE-O que ele foi o único convidado, por conta de uma lista reduzida.
Para não deixar ninguém que você gosta de fora da comemoração, você pode organizar alguma coisa menor e mais íntima, aos que foram cortados da lista principal, como um coquetel ou um churrasco na casa de seus pais.
Depois de todos os cortes realizados, não esqueça de COMPLETAR todos os dados da sua tabela do Excel ANTES de enviar a lista pronta a calígrafa, e consequentemente, ao RSVP. Eles vão precisar de todos os dados para endereçarem os convites e posteriormente, para confirmar as presenças.
07. Faltas
Em geral, a porcentagem de convidados que não comparecem à recepção pode chegar até a 20% da sua lista inicial. Mesmo após o RSVP (confirmação de convidados feita por telefone) pode ocorrer uma ausência de cerca de 10% dos convidados, por conta de imprevistos e doenças. Contudo, usar desta POSSIBILIDADE de falta para convidar mais pessoas pode ser um grande risco.
08. Sentimento de Culpa
Não sintam-se culpados pelas suas escolhas! O casamento é o momento para partilhar com quem mais se ama e com as pessoas com as quais vocês convivem. Se você não conversa com uma pessoa há alguns anos, ela já não faz parte do seu círculo de amizades, e apesar do carinho que você tem por ela, você não tem obrigação de convidar. Relaxe! Todas as Noivas passam por isso!
09. Convites
Com a lista prontinha em mãos, agora é preparar-se para a escolha e a entrega dos convites. Já fizemos alguns posts muito legais sobre estes assuntos… Aproveitem as dicas de prazos e escolha dos Convites e como entregá-los.
10. RSVP
RSVP significa Répondez S’il Vous Plaît, expressão que veio do francês e quer dizer: responda por favor, ou seja, ligue para o telefone que está indicado no convite e CONFIRME a sua presença.
Nem todas as Noivas optam por fazer o RSVP, mas na minha opinião, é importante realizar, sim. Apesar de não conseguir calcular corretamente o número de convidados que vão comparecer na cerimônia, por conta dos imprevistos que acontecem, vai EVITAR o desperdício de comidas e bebidas, por exemplo. Com o RSVP é possível chegar a um número muito próximo.
Há dois tipos de RSVP: o PASSIVO, que é quando o convidado liga para o número que foi impresso no convite de casamento, informando quantas pessoas comparecerão no evento; ou ainda, o ATIVO, que é quando a empresa contratada pelos Noivos liga para o convidado, de 10 a 15 dias antes da data, perguntando quantas pessoas vão participar da festa.
A última dica é muito importante! Mesmo que ocorram muitas faltas na sua lista final de convidados, é muito indelicado realizar novos convites APÓS a realização do RSVP. Tendo em vista que o RSVP é realizado muito próximo da data da festa, o convidado vai ter a certeza de que não estava na lista inicial da festa.