A lista de convidados é um assunto que dá trabalho e polêmica do início ao fim da organização do casamento. Você pode até pensar que estará livre desse problema quando faltar 3 meses para o casamento, mas é nessas horas que aparece a necessidade de acrescentar aquele casal de amigos do seu pai, os primos da sogra que se auto convidaram e até mesmo a namorada daquele primo que começou a namorar recentemente.
Enfim, a lista de casamento é um item interminável, principalmente se os noivos não tiverem pulso firme para impedir esses acréscimos de última hora.
Infelizmente é impossível saber ao certo quantos convidados irão comparecer e é nessa hora que os noivos econômicos ficam nervosos. Como fazer diminuir os riscos de fechar o buffet para X e irem x+50 ou irem x-50? E tem mais, o risco não é apenas no buffet, afinal nenhuma noiva quer correr o risco de não haver mesas e cadeiras suficientes para todos, muito menos de contratar todos esses itens + arranjos, suplás e etc e os convidados não comparecerem.
CUIDADO: Não convide um número muito maior de pessoas do que o contratado pelo buffet e decoração
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Os buffets vão preparados para atender 10% a mais de pessoas do que o contratado, mas atender mais pessoas do que isso é correr o risco de não haver comida e garçons suficientes para um serviço bom e bem servido.
É claro que você não quer ficar no prejuízo de pagar o buffet de muitas pessoas que não irão comparecer, mas se você não quer que digam que seu buffet foi mal servido, não se arrisque demais!
Vale ressaltar que não devemos convidar pessoas julgando que elas não irão comparecer. Vai que você é mais amado(a) do que imagina e essas pessoas resolvem comparecer em peso?
Existe também a possibilidade de você convidar aquela tia avó de saúde debilitada achando que ela não virá, mas essa tia avó gosta taaanto de você que envia a bisneta (que você não conhece) para representá-la. Enfim, convidar pessoas tendo certeza de que elas não virão é uma medida arriscada.
Ahhhh… mas então devo considerar qual média de faltosos???? DEPENDE!
Festas de casamento com menos de 150 pessoas (mini wedding)
Quando se tem uma lista pequena é sinal de que vocês estão convidando apenas pessoas de grande convívio, em geral parentes e grandes amigos, que consequentemente tem grande carinho pelos noivos, por isso o índice de faltosos é muito pequeno. Por isso, neste tipo de festa, a porcentagem dos convidados ausentes é baixa.
Quando se tem uma lista pequena é sinal de que vocês estão convidando apenas pessoas de grande convívio, em geral parentes e grandes amigos, que consequentemente tem grande carinho pelos noivos, por isso o índice de faltosos é muito pequeno. Por isso, neste tipo de festa, a porcentagem dos convidados ausentes é baixa.
Portanto, calcule que em torno de 5 a 10% dos convidados estarão ausentes. Você poderá, portanto, convidar 5 a 12% pessoas a mais do que o informado ao Buffet de Casamento.
Festas de casamento de 150 a 300 pessoas (casamento tradicional)
Aqui estamos falando de uma festa de casamento relativamente grande, com maior número de convidados, na qual geralmente há algumas pessoas sendo convidadas “por consideração”.
Trabalhe com uma porcentagem de 10 a 20% de convidados faltantes. Mas atenção, se a família for grande e a maior parte da lista for de pessoas próximas, o número abaixa.
Festa de casamento de mais de 300 pessoas (mega casamento)
Aqui estamos falando em geral de mega eventos, mas a probabilidade de seus convidados não poderem ir por qualquer motivo que seja também é maior.
Ao contrário dos mini weddings, nesse tipo de festa geralmente há muitas pessoas sendo convidadas por “consideração”, por isso a quantidade de ausentes aumenta.
O percentual de convidados faltosos neste tipo de festa varia de 15 a 22%.
*Muitos familiares de outros estados
Faça uma lista de todos os convidados que se encaixam nessa característica e considere 30% de ausentes e some à média de faltosos da mesma cidade da festa (use a média acima que mais se encaixa ao perfil da sua festa)
RSVP: É a sigla para Répondez S’il Vous Plaît , expressão francesa que significa algo como “responda por favor”, também conhecido simplesmente como Confirmação de presença. Dessa forma é possível ter noção, ainda que de modo aproximado, da quantidade de convidados, evitando assim o desperdício ou a falta de algum item.Infelizmente no Brasil não há a cultura de confirmar presença na festa, portanto, ao entregarmos o convite temos que dar uma verdadeira aula sobre a importância de se confirmar presença para o casamento (uma dica bacana é falar sobre isso no site dos noivos). Mesmo assim, em regra, faltam cerca de 10% entre os que confirmam presença pois algumas pessoas acham chato falar que não vão no casamento. Há duas formas de confirmar presença:
RSVP Passivo – Os convidados devem ter a iniciativa de enviar e-mail, telefonar para o cerimonial ou confirmar no site do casal.
RSVP Ativo – O cerimonial (ou empresa especializada) telefona para todos os convidados perguntando se eles vão.
–> Entre essas duas formas de RSVP, a ativa é a que apresenta resultados mais fiéis.
Vale a pena conferir com o buffet:
Crianças: É bom perguntar para o buffet a partir de que idade as crianças pagam. Em um buffet que pedi orçamento o sistema era o seguinte: Crianças até 5 anos não pagavam e de 5 a 12 anos pagavam meia. Não se esqueça de contabilizá-las na hora de pedir definir a quantidade de cadeiras na festa.
Alimentação do Staff: Em regra o buffet não se responsabiliza pela alimentação da equipe de terceiros, como fotógrafos, músicos, seguranças, recepcionistas entre outros. Converse com o buffet sobre isso, geralmente eles cobram um valor menor do que o pago por pessoa já que quem trabalha não irá se alimentar tanto como os convidados..
fonte: Chá no jardim, Noivando casando e amando, e Vestida de noiva.